Een goede administratie voor een beginnende ondernemer is essentieel. Veel ZZP’ers en beginnende ondernemers kiezen ervoor om hun boekhouding uit te besteden aan een boekhouder, maar je kunt er ook voor kiezen om zelf je boekhoudingen bij te houden met behulp van een boekhoudprogramma. Hieronder vind je hoe je in 9 over hoe je zelf je eigen boekhouding kunt regelen.
1. Meld je aan bij de benodigde organisaties
Starten als zzp’er? Het eerste wat je moet doen wanneer je begint als ZZP’er of ondernemer is je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Verder is het belangrijk om bij de belastingdienst een btw-ID en een ob-nummer aan te vragen.
2. Open een rekening bij de bank
Voor je zakelijke inkomsten en uitgaven open je een rekening bij de bank. Door een aparte privé- en zakelijke rekening houd je makkelijker overzicht in je financiële zaken en maak je het jezelf makkelijker om uiteindelijk de administratie van je bedrijf bij te houden. Maak bijvoorbeeld iedere maand een vast bedrag over naar je privé-betaalrekening.
3. Boekhouding
Je administratie gaat verder dan alleen factureren. Het is belangrijk om alle transacties bij te houden die je doet als bedrijf. Daarom is het handig om een boekhoudprogramma aan te schaffen. De voordelen van een zzp boekhoudprogramma:
- Automatisering van routinetaken zoals facturering, bankafschriften importeren en belastingberekeningen bespaart tijd en vermindert handmatige fouten.
- In vergelijking met traditionele boekhoudmethoden kan het gebruik van online software kosteneffectiever zijn.
- Schaalbaarheid: online boekhoudsoftware kan meegroeien met de behoeften van je bedrijf.
- De meeste online boekhoudprogramma’s zijn ontworpen met een intuïtieve interface, waardoor ze gemakkelijk te gebruiken zijn, zelfs voor personen zonder uitgebreide boekhoudkennis.
4. Crediteuren en debiteuren
Als bedrijf is het belangrijk dat je klanten op tijd betalen, maar het is ook belangrijk dat jij als bedrijf je eigen rekeningen op tijd betaalt. Daarom moet je zorgen dat je crediteuren- en debiteurenbeheer netjes op orde is. Dit omvat alles wat er voor zorgt dat je facturen op tijd worden opgesteld en verstuurd, maar ook het beheren van de nog openstaande rekeningen. Ook voor je crediteuren- en debiteurenbeheer kan een boekhoudprogramma handig zijn. Er zijn verschillende boekhoudprogramma’s die dit automatisch voor je bijhouden.
5. Belastingverplichtingen
Je bent verplicht om je administratie goed bij te houden en te bewaren voor de belastingdienst. Je administratie is de basis voor alle belastingaangiften die je in een jaar moet doen. Denk bijvoorbeeld aan je aangifte inkomstenbelasting, btw-aangifte, loonbelasting of vennootschapsbelasting. Zorg dus dat alles netjes op orde is.
6. Het bijhouden van je urenregistratie
Ook al is het niet verplicht, het bijhouden van je urenregistratie kan er voor zorgen dat je in aanmerking komt voor verschillende fiscale voordelen. Bijvoorbeeld voor de startersaftrek of de zelfstandigenaftrek.
7. Breng structuur aan in je documenten
Bewaar je bonnetjes en facturen niet ergens in een doos op kantoor, maar zorg ervoor dat je een goed digitaal systeem hebt om dit soort documenten te bewaren. Veel boekhoudprogramma’s hebben voortaan een functie voor dit soort dingen, waardoor je makkelijk en snel facturen of bonnen terug kunt vinden.
8. Je administratie bewaren
Je bent verplicht om zeven jaar lang de basisgegevens van je administratie te bewaren. Hieronder vallen de volgende documenten:
- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de loonadministratie
- de voorraadadministratie
- gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden
- de in- en verkoopadministratie
9. Optimaliseer regelmatig boekhouding
De behoeften van je bedrijf kunnen veranderen, dus het is goed om af en toe alle administratieve processen te evalueren en waar nodig te optimaliseren.